令和３年度改正により、

• 会計帳簿をデータで保存するデータ保存
• 紙の領収書をスキャンしてデータで保存するスキャナ保存

については、システムの要件が大きく緩和されることになりました。

この改正は電子帳簿保存制度について事前の承認を不要とした、といった手続き面に留まらず、従来よりも簡易なシステムで電子帳簿保存が認められる、といったシステム面の要件緩和も行われています。

簡易なシステムであればその分ＩＴ費用が削減できるはずですので、小規模の企業においても広く、電子帳簿保存制度を使ってほしいという国の意向が伺えます。

ただし、その簡易なシステムの要件として、税務調査において「データのダウンロードに応じる」という要件も付されていることに注意が必要です。この要件は税務調査の際、電子帳簿保存をしている会社について、データをＵＳＢにダウンロードさせて提供する義務を意味します。

従来からよく質問を受けていますが、国税調査官が税務調査で経理資料などのパソコンのデータを要求することがあり、その要求に応じる義務があるのか疑義があります。

データを調査官に持ち帰られると、それを加工することで円滑な税務調査が可能になりますので、納税者としてはあまり渡したくはありません。
このため、断れるなら断るべきです。

この点、権威ある書籍を読むと、国税調査官が会社のパソコンにある電子データについて、それをプリントアウトして提出するよう指導することや、そのパソコンに手を触れずに、会社の従業員に操作するよう指示してパソコンの中を見ることは国税調査官の税務調査の権限の範囲内で当然に認められる反面、現状の税務調査でもよく見られる、パソコンの中にあるデータをＵＳＢで持ち出したり、勝手に会社のパソコンを操作したりして、その中の電子データを見たりすることは権限を逸脱するため、納税者の承諾が必要と指摘されています。

この書籍の記述を踏まえれば、電子帳簿保存法の適用を受けない場合には、国税調査官がパソコンのデータをＵＳＢで持って帰ろうとしても承諾せずに断ることができるはずです。
しかし、改正で新たに認められた簡易なシステムを採用して電子帳簿保存をしている場合、調査官に電子データをＵＳＢで持って帰られることを承諾しなければならないということになります。

とりわけ、注意したいのは現状問題になっている電子取引のデータ保存です。
電子取引のデータ保存とは、メールで請求書をやり取りするようなケースで、この場合には請求書をデータで所定の要件で保存しなければならないとされています。

例外として、紙で保存することもできますが、その際は請求書のデータをダウンロードして国税調査官に提供する

必要があるとされています。ほとんどの会社が電子取引のデータ保存については、紙保存を選択せざるを得ないため、となると今後の税務調査ではデータをダウンロードさせなければならないケースが通常になる可能性があります。

となると、国税調査官にスムーズに税務調査されることになりますので、税務調査リスクが大きくなります。

税制改正により電子帳簿保存制度が改正されて使いやすくなる、といった話はよく耳にしますが、使いやすさの反面、このような厳しくなる改正も同時に行われていますので注意してください。