【本記事の目次】
１．業務効率大幅UP！150以上の事務所が有償利用するマニュアル作成・共有ツール「Teachme Biz」
２．税理士法人矢崎会計事務所 若手公認会計士の挑戦
３．マニュアル作成手当の支給で業務改善意識が向上した小西公認会計士事務所
４．マニュアル化のコツとは？マニュアル整備でより付加価値の高い業務に集中
業務効率大幅UP！ 150以上の事務所が有償利用するマニュアル作成・共有ツール「Teachme Biz」
上場企業や金融機関が利用するTeachme Bizとは？
税理士であれば過去に勤務した会計事務所にてマニュアルを利用して業務を行った経験があるだろう。労働集約型のビジネスモデルである会計事務所においては、業務の品質を標準化し、従業員教育の工数を減らすマニュアルの活用はサービスのクオリティを大きく左右する。
しかし、品質管理部門に人手を割ける大手会計事務所などを除き、従来のマニュアルは「作るのが面倒」「ほしい情報が載っていない」「一度作って終わり、情報が更新されない」などの課題が多くうまく活用されないことも多かった。
そんな課題を解決し、組織の業務効率化を実現するのが株式会社スタディスト（東京都千代田区）のマニュアル作成・共有ツール「Teachme Biz（ティーチミー・ビズ）」だ。
Teachme Bizは、サービス開始から約2年、現在では、数人で経営する町工場からカメラのキタムラ、星野リゾートなどの大手企業、損保ジャパン日本興亜といった大手金融機関まで、550社を超える企業が有償利用しており、そのうち150社以上は公認会計士や税理士をはじめとした士業の事務所だ。
Teachme Bizでは何ができるのか？
Teachme Bizは、PCやMacはもちろんのこと、スマートフォンやタブレットでも簡単に業務マニュアルや手順書が作成できるクラウド型のマニュアル作成・共有ツールだ。
Teachme Bizには3つの特徴がある。
1. クラウドで管理できる。PC、スマホからもアクセス可。
2. シンプルな操作で、マニュアル作成工数は従来比の1/5ほど
3. 価格は月額5,000円から。小規模企業も使いやすい料金設定。
Teachme Bizは、開発段階から前述の「作るのが面倒」「ほしい情報が載っていない」「一度作って終わり、情報が更新されない」といったマニュアル運用における課題を意識した設計のサービスであるため、組織の業務効率をアップさせる様々な特徴が組み込まれている。
まず、クラウドツールであるため従業員間の情報共有も簡単だ。すべての従業員が常に最新のマニュアルにアクセスすることができる。
また、Teachme Bizで作成されるマニュアルは、画像を主体として構成されているため、文章では伝わりづらい内容も直観的に理解できる。写真だけだと分かりづらい場合には、内蔵されている画像編集機能で補足のマークを付ければ解決する。モザイク加工などもできるので、セキュリティ面でも安心だ。
さらには、スマホで撮影した写真をそのままアップロードできるなど、マニュアル作成を効率的に行うための工夫が盛り込まれているため、マニュアルの作成時間を従来比で1/5ほどに短縮することができる。
シンプルな操作で、マニュアル作成工数は従来比の1/5ほど
なぜ、士業事務所での導入が進んでいるのか？
Teachme Bizの士業事務所への導入が進んでいる理由は、下記のような士業の業務との親和性の高さにあると言う。
1. ペーパーワークが中心であること
2. ノウハウを従業員間で共有する必要があること
3. 顧問先に法律や事務手続きの方法を定期的に伝える機会が多いこと（Teachme Bizで作成したマニュアルは顧問先など社外に公開することもできる）
こういった点から、紙でのマニュアルを作成していた事務所はもちろん、マニュアル自体が個人の手書きノートにしか存在しなかった事務所も、Teachme Bizによって次々とクラウド上にマニュアルを作成し、それによって事務所の業務効率をアップさせているという。
税理士法人矢崎会計事務所 若手公認会計士の挑戦：導入事例１
今年5月にいち早くTeachme Bizを導入した矢崎会計事務所（東京都練馬区）の代表は、公認会計士の矢崎誠一氏だ。矢崎氏は2006年に公認会計士試験に合格し監査法人トーマツでの勤務を経て、現在、税理士法人矢崎会計事務所の代表社員を務める。
税理士法人矢崎会計事務所 代表社員 公認会計士・税理士 矢﨑 誠一（やざき せいいち） 税理士法人矢崎会計事務所代表社員。公認会計士、税理士。日本公認会計士協会東京会練馬会幹事。平成17年に立教大学法学部卒業後、監査法人トーマツ、大手税理士法人を経て、平成24年矢﨑会計事務所入所。平成25年に税理士法人を設立し、代表社員就任。自らが三代目経営者として経営に携わり、多くの失敗を重ねてきた経験を活かし、中小企業の発展をサポート。 |
同法人では、Teachme Bizを導入した結果、業務効率を150%向上させることに成功した。導入前は仕事量が膨大で長時間労働が続いていたため、業務効率化のためにOffice系ソフトでマニュアル整備を試みるも、作成に時間がかかりなかなか進まないという状態だった。
そこで、Teachme Bizを導入したところ、マニュアルを短期間で作成できただけでなく、スタッフへの指示も大幅に効率化された。
業務を「教える」「聞く」「調べる」といった時間が月間80時間から40時間ほどに削減されたのだ。マニュアルの内容は、総務系、会計業務、会計ソフトおよび各種クラウドソフトの使い方など多岐にわたり、現在では所員全員で業務改善に積極的に取り組んでいるという。
矢崎会計事務所で作成している実際のマニュアル
また、矢崎会計事務所が同時に取り組んでいるのが顧問先満足度の向上だ。今年7月に税理士法人古田土会計がTeachme Bizをプラットフォームとして、会計事務所向け業務マニュアルの公開、販売をはじめた。
矢崎会計事務所はこちらもいち早く導入。大手会計事務所のマニュアルを参考とすることでさらに効率的な業務フローの取り入れや、サービス改善を継続的に行っている。
マニュアル作成手当の支給で業務改善意識が向上した小西公認会計士事務所：導入事例２
地方事務所での導入も進んでいる。福岡県福岡市の小西公認会計士事務所では、人材育成の効率化を目的としてTeachme Bizを導入した。
小西公認会計士事務所 代表 公認会計士・税理士 小西 慎太郎（こにし しんたろう） 1984年生まれ、公認会計士・税理士。熊本県出身。2008年慶應義塾大学経済学部卒業。在学中に公認会計士試験に合格し、大学4年時よりあらた監査法人にて金融機関の会計監査に従事。2011年に小西公認会計士事務所代表に就任（独立）。2012年グルー株式会社取締役に就任。ＭＦクラウド公認パートナー・freee認定アドバイザー。最近筋トレにハマっており、プロテインの定期購入を始めた。 |
それまで、マニュアルは一部存在していたものの、フォーマットが統一されていないために見づらく、作成にも時間がかかっていた。形式ばったマニュアルを作るとなると時間が掛かるが、Teachme Bizなら、誰でも簡単に作成できるため手軽だ。更新も容易なため、一旦簡易的なものを作成、公開してから加筆修正を行うこともあるという。作成の手間が少ないため、スタッフにマニュアル化の依頼もしやすくなった。
Teachme Bizの導入で人材育成もスムーズになった
小西公認会計士事務所で特徴的な取り組みは、所員にマニュアル作成手当を支給しているところだ。マニュアルの実用性や業務効率化への貢献度などで3段階に分類、当該マニュアルを作成した所員に対して、500円～2,000円／本の手当が支給される。日常業務に追われると後回しになってしまいがちなマニュアル作成を、楽しみながら積極的に行うための工夫だ。今後は、年末調整や確定申告など、顧問先から頻繁に問い合わせのある内容をTeachme Bizでマニュアル化し、時期にあわせて配信する予定だという。
マニュアル化のコツとは？マニュアル整備でより付加価値の高い業務に集中
もちろん、すべてをマニュアル化できるわけではなく、経験を必要とする判断が必要な業務は、マニュアルだけでは学べない。Teachme Bizを提供するスタディストでは、業務を以下の3つに分類し、マニュアル化のポイントを提案している。
A：感覚型業務（長年の経験や知見から、感覚的に対応する業務）
B：選択型業務（いくつかの選択肢から、適切な対応をする業務）
C：単純的業務（誰がやっても結果は同じ、単純な業務）
Aについては、場数を踏み、経験を積むことが必要でマニュアル化には向いていないが、BとCについては、マニュアルを整備すれば誰でも効率的にこなすことができる。同時に、BとCを効率化すれば、Aに割く時間を増やすことができ、人材育成の効率化を図ることができるだけでなく、新たなサービスに取り組む時間も確保できる。結果として顧問先満足度の向上につながるというわけだ。
スタディストの業務改善コンサルタントによるTeachme Biz導入支援サービスも好評を博している。2日間のプログラムで、業務の棚卸しから前述のABCへの分析、実際のマニュアル作成レクチャーまでをサポートしてもらえる。マニュアル化を進めたいが、どこから手をつければ良いのか分からないという企業からの依頼が多いという。Teachme BizのようなITツールを活用した業務改善への取り組みは、今後更に増加していくだろう。
＜サービス概要＞
Teachme Biz（ティーチミー・ビズ） https://biz.teachme.jp/lp_business/shigyo/
クラウド型マニュアル作成・共有サービス。2013年9月に事業の本格展開を開始、企業や組織に欠かせない業務マニュアル、手順書作成・共有基盤として、企業の規模や業種を問わず、北海道から沖縄まで全国約550社がTeachme Bizを利用している。
問い合わせ先：株式会社スタディスト TEL：03-6206-9330 mail:info@studist.jp
矢崎会計事務所 http://yazaki-kaikei.com/
小西公認会計士事務所 http://konishi-kaikei.com/
お問合せ・お申込み
Teachme Bizへのお問合せ・お申込みは下記ページからご連絡ください。
https://biz.teachme.jp/lp_business/shigyo/
